注文書が不要なケース
注文書を発行しないといけないという法令はビジネスにおいては国内での下請法以外はありませんが、こと貿易に限って言えば、無償サンプル等金額のやり取りがないケースを除き、注文書を不要とするケースはほぼありません。というのも、貿易書類の作成には貿易条件や支払条件等事前に合意を得なくてはならないことが多く、口頭での発注や注文書なしでの出荷はトラブルとなることが目に見えています。
ただし以下のような場合では、当事者間の事前合意により注文書を不要とすることがあります。
- 注文書が不要なケース｜目次
無償取引
サンプルや返却、返品等での無償出荷の場合、相手方から注文書をもらわずに出荷します。ただし会社によっては記録に残すという意味合いで、価格を０として無償POという形で注文書を取り交わすこともあります。
金額の授受がないからといっても、実際には貿易上の通関や輸送は発生し、状況によっては自社側が輸送費を負担することになります。このため、無償であっても貿易取引には違いはなく、貿易の台帳等に残す意味合いでも注文書として記録に残すルールにしている会社もあります。法的にはどちらでも問題がないため、注文書の発行要否については自社内の規程をよく確認する必要があります。
取引基本契約
売買取引基本契約等で、取引に必要なことをすべて決めたうえで、必要な数量や納期はメールでやり取りする、注文書は発行しない等の取り決めをしている場合は注文書抜きでも可能です。ただし、注文書は納期や数量条件をきめる個別契約の役割も持ちますので、納期の合意事項でもとめた場合等、注文書なしはおすすめしません。
メールや電子的な取引であるEDIをその代わりとする、というような文言であらかじめ合意しておく必要があります。
グループ会社間の取引
資本関係のある会社同士で、親会社−子会社間の取引であっても注文書の発行は本来マストです。ただし、何らかの事情で発注側が注文書を作成できず、その業務を受注側に委託するような場合、一定の費用を支払うことを条件に、注文書の作成を受注側が行うことがあります。この場合は注文書が不要というよりは、納入数の決定自体を出荷側が決めてしまっているケースです。
発注業務という本来は自社で行わねばならない業務であっても、人員の確保ができない、スキルのある人間の確保ができないといった理由で、受注する側がその業務を代行する場合、特に資本関係がある会社間であれば、移転価格税制に抵触しますので、発注側が受注側に業務委託という形で発注を業務を依頼する形を取ります。
注文書で取り決める合意事項
上述の通り、注文書は個別契約書の役割を持ちますが、貿易を伴う輸出入ではその中で取り決める主な合意事項として次の項目があります。
注文書番号
その注文が他の注文と異なり一意となるよう被らない番号を付けます。番号を使いまわす場合は、必ず受領や支払いが完了していることが確実になる仕組みにしておく必要があります。原理上、この番号を言えば、どの注文のことか必ず特定できることになります。
発注者・輸入者・署名
発注者や輸入通関を行うものが誰かを住所や氏名とともに明記します。貿易書類にそのまま使われるので正しい先を記載します。よくあるのは納入先の倉庫会社や別会社を間違えて輸入者としてしまうような場合です。署名はサインになり、押印に相当するもので、その注文書が有効なものであることを示します。
納入場所
発注者の住所と違う場所に納入してほしい場合に記載します。連絡先も明記します。搬入時に、輸送会社から連絡が入るケースがあります。
注文する製品、個数、納期
どの製品なのか型番等も含め記載し、個数や納期を明記します。納期が不明な場合はTBCやTBDと記載しておく方法もあります。
貿易条件
貿易取引に固有の項目ですが、これがないと貿易が成り立ちません。FCAなのかFOBなのか、CIFなのか、EXWなのか、DDPなのか、DAPなのか明確に記載し、起点となる港や場所も漏れなく記載します。名古屋港を起点にするなら、FOB Nagoyaといった具合です。
支払条件
支払期日を明記する欄です。注文書は個別契約書も兼ねますので、インボイスの日付から何日後なのか、検収してから何日後なのか、あるいは船積み日から何日後なのか、合意した内容を記載します。
原産国
省略する場合もありますが、注文する品物がどこの原産国かを記載します。トラブルを避けるために、発注者が受注者にあらかじめ確認し、記載しておくことがあります。インボイスにそのままこの原産国を記載してほしいという意味合いがあります。
受領者のサイン欄
注文書に記載された内容を正式に受ける、という点をクリアにするために受領者はサインし、発注者に返します。これをもってこの注文書が個別契約書としての効力が出てきます。
上記の点が注文書に寄らずともクリアになっている取引であれば、注文書を省略できるということになりますが、これらは通常注文書に記載する内容になりますので、省略したところで別書面での取り交わしが必要となり、あえて発行しないメリットがありません。
トラブルになったときの取り交わし書面になりますので、特にグループ会社間等資本関係がない会社間であれば、発行しておくことに越したことはありません。注文書を発行しない場合、そのメリットとデメリットを今一度整理・検討しておくことをおすすめします。
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