英語での株主招集通知のテンプレート、書き方例
海外の株主の増加だけでなく、自社の製造拠点や海外にある合弁拠点、現地法人などの名義で株主招集通知を英語で出さねばならないというような機会も以前に比べると格段に増加したように思います。
英語で株主招集通知のことは、Notice of annual meeting of Shareholdersといいますが、基本的に日本語で作るものをそのまま英訳しても問題ありません。この通知には、会議の名称、主催者の情報（社名）、開催場所、開催日時、決議事項、参加できない場合の議決権の行使方法を述べる必要があります。
特に、会議の開催日時などの基本情報以外の中身としては、以下の二点が肝となります。
- 決議内容
- 参加できない場合の議決権の行使
昨今は、当日に参加できなくとも事前にインターネットを使った投票や郵送による投票が可能となっており、多くの企業ではその方法について株主招集通知にも明記していますが、これらがなくとも参加できない場合は委任状による代理人を立てるなどのお願いを記載する必要があります。
決議内容については、毎年共通する部分としては、ほとんどが利益処分案の承認、決算内容の報告であるとか、取締役の選任や再任であるとか、監査人の選任であるといった内容となるため、一度作れば毎年使いまわすこともできるかと思います。
株主招集通知の英語でのレター例
以下は、決議事項と、参加できない場合の代理人選任を依頼するための通知です。そっけない書き出しですが、これで内容としては伝わるかと思います。国によってはあらかじめてこうしたものを出していたということを記録として残しておくことが必要な場合もあります。
株主招集通知の英語でのサンプル
以下は、実際の株主通知の英訳をアレンジしたものです。あくまで招待状の一種という書き出しになっており、決議事項については日本語での招集通知に準じて、議案ごとに番号をつけています。
参加できない場合、郵送かインターネットで議決権を行使する方法についても説明書きをつけています。
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