英語でホテルの予約確認をする
海外出張した際に注意しておきたいのは、国によっては、「予約確認」をしないと予約が取り消されてしまうことがある点です。
深夜などにようやく現地に到着してホテルのチェックインカウンターでこの事実が判明すると、宿泊する場所がないということにもなりかねません。
また、ホテルによっては「予約確認がなかったから取り消した。スイートなら空いている」といった具合に、嘘か本当かわからないようなことを言って高い部屋に宿泊させるようなところもあります。
双方に落ち度がなくとも、フライトが遅れることはよくあるので、こうした飛行機による遅れで到着時刻が大幅にずれて予約が取り消されたということもあります。これらは事前に連絡することで回避できます。
基本的に、きちんとしたホテルならば前もってメールやFAX、電話などを入れれば返事をもらえますので、出発前に連絡しておくとよいでしょう。途中で予定が変わったといった場合には、会社に電話して、以下で紹介しているようなテンプレートで予約確認を誰かにやってもらうとスムーズです。
以下のメールでは、ホテルに伝えていた到着時刻が遅れる場合にも使うことができます。到着時刻を連絡するとともに、予約確認を行い、キャンセルしないで欲しいということを伝えています。
Dear Ms. Ananta T.(Senior Sales Manager)
This is to notify the expected arrival time of following reserved guests.
Due to their flight schedule, their expected arrival time to your hotel
will be around 21:00 Jan 21, 2013.
This reservation is made by ABC corporation (Ms. Tanaka) on Dec 10 and we have already received your booking confirmation.
Guest name:
Mr. Taro Suzuki
Mr. Ichiro Tanaka
Arrival date: Jan 21, 2013
Departure date: Jan 23, 2013
Superior Room: 2 rooms
Expected arrival time to your hotel: 18:00 Jan 21, 2013 (Due to the delay of flight schedule)
Please make sure to hold this reservation and I would like to have your
confirmation. Thank you.
Best regards,
Michiko Ogawa (administrative secretary of Mr. Suzuki)
アナンタ、T様
下記、予約済みの宿泊者の到着時刻についてご連絡いたします。
フライトの関係で、そちらへの到着時刻が１月２１日の２１時ごろになります。
この予約はABCコーポレーションの田中によって１２月１０日になされたもので、貴社から予約確認の連絡をすでにいただいております。
宿泊人の氏名：
Mr. Taro Suzuki
Mr. Ichiro Tanaka
到着日（チェックイン）１月２１日
出発日（チェックアウト）１月２３日
２部屋
ホテルへの予定到着時刻：２１：００、１月２１日（フライト便の遅れによる）
くれぐれも本予約をキャンセルせず、ご確認いただきたくお願い申し上げます。
小川道子（鈴木秘書）
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