英語での招聘理由書の書き方と記入例
日本に海外の取引先などを呼ぶ場合、ビザ免除対象国でない場合は、現地の日本国大使館・領事館で事前にビザを取得する必要があります。
一通のインビテーションレターに必要情報をすべて盛り込んで済ませる方法もありますが、大使館や外務省のサイトで配布されている招聘理由書を使う場合の記入方法について説明致します。
なお、日本への入国に際し、一定の期間内であればビザが不要となっている国はこちらの「日本への入国にビザが免除されている国の一覧」をご覧ください。これ以外の国からゲストを呼ぶ場合は、原則的に現地の日本国大使館か領事館を通じて来日する予定者全員のビザ（査証）が必要となります。これがない状態では通常、現地でも航空便への搭乗が拒否されるため、日本へ来ることができません。但し、ビザがあっても日本への入国が１００％保証されるわけではなく、このビザは入国審査の際の大使館からの「推薦状」に相当します。このため、ビジネスではほとんど遭遇することはないでしょうが、場合によってはビザ取得したにも関わらず日本に入国できない事もあり得ます。一般的には何らかの懸念事項がある場合は、現地の日本大使館がビザを発行しないため、こうしたケースは珍しいですが、可能性の一つとして念頭においておくとよいかもしれません。
日本への入国にビザが必要な国から人を呼ぶ場合、公式には以下の４種類の内容を記載した書類が要りますが、フォーマットはこれらでなくとも、ビザ申請書（査証申請書。日本への入国を希望する人が書くもの。招聘人からの書類とともに一緒に提出する）だけ所定のものを用いれば受理してくれる大使館・領事館もあります。
これらは日本語のフォーマットもあるので現地のビザ申請人に日本語で記入したものを送ってもかまいませんが、ゲストとして呼ぶ方の多くは日本語が読めないことが多いでしょうから、どのような内容なのかわかるよう英語で送るのが親切かもしれません。
上記のリンク先に世界各国にある日本大使館・領事館の住所、連絡先が掲載されており、各大使館のホームページにはビザ取得の為のガイドも掲載されています。日本に来るのがはじめてという顧客の場合は、リンク先を案内するのもよいでしょう（たいていの在外大使館は現地語でのページも作成しています）。
招聘理由書などのフォーマット、テンプレート
大使館で配布されている書式になります（ワードファイル）。大使館のページへリンクしています。
招聘理由書
招聘理由書は、日本に呼びたい人の名前や所属、滞在期間、目的、招待者との関係などを記すための書類です。インビテーションレターという形で、下記の情報も含め、すべて盛り込んだ英文レター調のものでも招聘理由書など必要書類一式のかわりになります。ゲストの氏名はアルファベットで記入しますが、パスポートと同じ表記にする必要があります。
| 商談のため | For business meeting |
|---|---|
| 会議のため | For attending the conference |
| 展示会のため | For attending exhibition (as an exhibitor)出展者として (as a visitor)訪問者として |
| 工場見学・視察のため | For factory inspection |
| 1990年からの取引関係、当社の製品の取扱業者、販売会社 | Business partner since 1990 (as a distributor of our product) |
|---|---|
| 調達先として | as a supplier |
| 相互利益につながるビジネス関係を目指して | Seeking mutual beneficial business relationship |
| 新しいビジネス関係の構築のため | Seeking new business relationship |
| バイヤー候補として | As a prospective buyer |
| 調達先の候補として | As a prospective supplier |
身元保証書
日本に入国するにあたってビザ（査証）が必要な国からゲストを呼ぶ場合、ここに記載した人が身元保証人となります。保証の範囲は、滞在費や帰国旅費、日本国内での法令の遵守といった内容になります。つまり、ホテルの費用が支払えなかったり、帰国旅費がなくなった場合などは保証人が肩代わりすることになります。また日本の法律をきちんと守って頂くよう監督する責任も発生します。
会社・団体概要説明書
会社案内などのパンフレット、リーフレットがあればそれでも用を成します。上場企業であれば、会社の四季報の該当ページのコピーがあれば同様に、この書類の作成の必要がありません。
滞在予定表
滞在予定表はサンプルにもあるとおり、空白となる日がないように入国から出国までを時系列で記入していきます。
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