英語でアポイントをとる
面談のアポイントをとることは数多くのビジネスシーンで重要かつ頻度の高いイベントの一つといえます。「アポイントをとる」はmake an appointmentと表現されますが、実際のビジネスでは相手との関係（初対面なのか、売り手なのか、買い手なのか、用件、相手にとっての重要度）に応じてもアプローチの仕方は変わっていきます。
また、会いたい相手に個別に送るメールなのか、メールニュースのように一斉に発信するのか、不特定多数に送るセールスレターなのか等、アポといっても非常に多様なケースが考えられます。
一度も会ったことがない方に対してのアポイントであれば、自己紹介と自社紹介をしっかり書くことを含め、なぜ面談を希望しているのかわかりやすく書きます。相手に「会ってもよい」と思わせるには、相手のメリットをよくよく考える必要もありますが、この辺りは英語力というよりは、営業力がものを言う世界です。
また、何らかの接点がある人にはじめての面談を申し込む場合は、過去に名刺を交換した、展示会で立ち話した、一度製品の検討をしてもらったことがある、など過去の接点について冒頭で述べてから本題に入るとよいでしょう。
なお、このページでは営業用のアポイントについての例文です。社内での打ち合わせのアポイントについては以下の記事をご参照ください。
面談のアポイント例、訪問希望を伝える
この面談アポイントの例文では、展示会で名刺交換して少し話をした相手に対し、訪問アポの依頼をしています。場合によっては自社紹介を入れたり、展示会でヒアリングした内容に沿った提案の概略を説明しても良いかもしれません。
Dear Mr. Chin,
I have exchanged business card with you at Tokyo Expo last week. At that time, you seem to have interested in applying new idea to your manufacturing line. Since we did not have enough time, I would like to propose several alternative which contribute to your idea.
I would appreciate if you could give me an opportunity to visit your office.
I look forward to hearing from you.
Best regards,
Ichiro Saito
陳様
先週の東京展示会で名刺を交換させていただきました。その際、貴社製造ラインに新しいアイデアを試してみることに興味をお持ちのようでしたが、あまりお話させていただく時間も取れなかったため、もしよろしければそのアイデアの詳細について何らかのお役に立てるご提案をさせて頂きたく考えております。
貴社訪問の機会をいただけましたら幸いです。
お返事をお待ちしております。
斉藤一郎
この面談アポでは、ホームページで販売代理店候補を見つけ、自社紹介のために訪問アポを試みているケースです。具体的に自社の強みや、自国での販売実績についても触れても良いかもしれません。また、自社製品がその販売会社のテリトリーで売れる可能性があると考える具体的な理由について書いてもよいかもしれません。通常は、販社候補が自社とまったく同じ分野の製品を扱っていることは稀で、たいてい少し業界がずれています。こうしたケースでは、分野を広げて新市場を開拓できる可能性やメリットについても述べる余地があります。
Dear Sirs or Madam,
I am Ichiro Saito, works for ABC corporation in Tokyo, Japan. I happened to know your company and business through your web site.
Our company focus on developing and manufacturing high precision grinding tools for metal work materials. We have been doing business in this fields for more than 30 years in Japan. Unfortunately, we did not have chance to introduce our quality tools outside Japan. We are seeking a distributor capable for handling our products.
I note that your company has long experiences for distributing high precision tools among ASEAN countries.
It would be great if I could have an opportunity to discuss the business in your region. If possible I would like to visit your company to introduce our product's strength along with newly developed technology in this fields.
Attached will be our company's brochure.
I look forward hearing from you.
Best regards,
Ichiro Saito
私は日本の東京にあるABCコーポレーションの斉藤一郎と申します。貴社のウェブサイトを拝見し、ご連絡させていただきました。
当社は精密研削用の工具の製造と開発を行っている会社でして、日本で30年以上操業しています。残念なことに、当社の高品質工具を日本の外にご紹介する機会がなく、販売店様を探しているところです。
貴社はASEAN諸国での精密工具の販売につき、長い経験をお持ちとのとで、もしよろしければ貴社の営業圏でのビジネスにつき打ち合わせの機会を頂戴できれば幸いに存じます。可能であれば、当社の製品の強みや新開発の技術についてもご紹介させていただきたく。
添付が当社の会社案内です。
お返事を頂戴できれば幸いです。
斉藤一郎
このアポイントの依頼メールでは、以前に一度製品を買っていただいた方に、更なるメリットを強調して新開発製品についての情報提供をかねたアプローチを行っています。またムンバイへの出張を予定していることに託け、幅広い訪問希望日程を伝えています。
海外顧客に対しては、営業人員が十分にいないと、担当変更のドサクサなどで、売りっぱなしという例もかなりあります。一度購入いただいた方に定期的にメールニュースのような形で自社製品や展示会の案内を送るなどはもちろん、顧客ごとの事情がわかっているのであれば、きめ細かいフォローアップをしていきたいものです。特に何もなくても、問題なく使えているか、といった連絡に託けて一度状況を確認してみるのもよいでしょう。
Dear Mr. Anuj Pradeesh,
We would like to thank you again for purchasing our products "model-001-A" last year.
This is just a note to let you know that we have developed a new model for this product. We have succeeded in improving running cost compare to the previous model. I thought you might be interested in knowing more about this product.
For your information, I have attached the specification of this product.
Next month, I have a plan to visit Mumbai. So if possible, I would be happy to visit your company and explain the technical aspect regarding this new product.
Please let me know if I could visit your office between April 1st to April 10th. If you are busy, I would like to have an opportunity to meet you next time.
Thank you for your attention.
Regard,
Shin Tsuji
アヌジェ・プラディッシュ様
昨年は当社製品モデル001-Aをお買い上げいただき誠にありがとうございました。
今回ご連絡させていただきましたのは、新しく開発しました本製品の新モデルについての情報をお送りさせていただくためです。今回の新製品は、前タイプの比べてランニングコストが低くなります。ご興味をお持ちいただけるものと思い、製品の仕様書を添付させていただきました。
来月、ムンバイに訪問する機会があり、もしよろしければ貴社訪問のうえ、技術的側面についても説明させていただきたく考えております。よろしければ4月1日から10日までの間で貴社にお伺いさせていただきたく考えております。お忙しいようでしたら、また機会をあらためて。
辻真
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