英語での送付状の書き方とテンプレート
送付状は英語ではカバーレター（Cover letters）と呼ばれますが、カタログや何らかの書類、品物などを送る際、日本語でも必ず送り状のようなものを添えるかと思います。内容としては、日付、社名・氏名・連絡先、誰から誰へのものなのか、いったい何をどれだけ送るのか、送る理由などを明記したものになるかと思います。
基本的には、申込書や冊子、パンフレット、インボイス、契約書、ファックス、情報提供、報告書、指示、依頼書、原稿、製品紹介・案内、提案、質問や問い合わせ、履歴書、調査などの各種書類を送る際に添えるためのものです。したがって、送付状は、英文レターとしては最も短い部類で、ときに１〜２行で事足りてしまいます。
もちろん、目的によっては送付状がしっかり書かれていないと心証を害するようなケースもあるため、短ければいいというものでもありませんが、送る目的によって文章を適宜加筆・推敲すべきかと思います。
英文での送付状（カバーレター）に盛り込まれているべき内容
注意点としては以下のようなことが考えられます。
- あて先は人物名まで記載されているか
- 発信者である自分の連絡先には電話やFAX、メールも明記されているか
- 同封物が複数ある場合は、一覧にして数も明記する
- 場合によっては送る理由について明記する
- 場合によっては使い方や用途について一文加える
- 受領後、何らかの行動を起こして欲しい場合はそのことについて述べる、もしくはこちら側がこれからどうするのか述べる
- 最後は感謝を述べる一文や今後ともよろしくお願いします、といった内容で締めくくる
- 履歴書を送る場合などはこの送付状そのものもアピールポイントになる点を念頭に置いて手紙を書く
- セールス目的の場合も、送付状がセールスレターの一部となることに留意する
英文における送付状本文の例文、サンプル
送り状の代表的な本文の例を以下に列挙します。
As per to your request, we are pleased to send you the product brochure for model A91. This will be our newest model for grinding application released last month.
The durability which was our strength for this series have been improved by 50% compared to the previous model.
If you have any questions or concerns please let us know. For further details and techinical issues, we would like to explain during our next periodic meeting.
ご依頼の通り、当社の製品A91のカタログ（リーフレット）をお送りいたします。本製品は研削用途のものとしては先月リリースいたしました最新のものとなります。
本シリーズの強みでもあった耐久性につきましても、前のモデルと比べまして５０％向上しています。
ご不明な点ございましたらご連絡いただければ幸いです。なお、詳細と技術仕様等につきましては、次回の定例会議にてご説明させていただければと思います。
I am sending specification documents related to product XD1 as follows.
- Product outline
- Product drawing
- Certification from third party
- Quality inspection sheet
If you have any questions about these documents please contact me.
製品XD1の仕様に関する書類を下記の通りお送りいたします。
- 製品概要
- 図面
- 第三者機関による証明書
- 品質検査書
書類についてご不明な点がありましたらお問い合わせください。
We are sending 2 documents of original contract. Please sign both documents of the enclosed letter of agreement and return them to us.
We appreciate if you could send us before the end of this month.
契約書原本を2通お送りします。双方にサインいただきご返送いただきたくお願い申し上げます。
月末までにご返送いただければ幸甚です。
Here are the quality inspection report on the machine A001 we would like you to evaluate.
ご評価いただきたい装置A001の品質検査報告書をお送りいたします。
Enclosed is a copy of the marketing survey for car industuries you have requested. I hope this will suffice for your purpose. If this is not the one you are for, please let me know.
ご要望の自動車業界の市場調査報告書を同封いたします。本件がお探しのものであればよいのですが、もし違うものを探しておられるようでしたらご連絡ください。
Thank you for requesting our company's profile. Enclosed are documents for our company outline. If you have any questions please feel free to contact us.
当社の会社案内をご請求いただきありがとうございます。会社概要についての書類一式を同封いたしました。ご質問等ございましたらお気軽のお問い合わせください。
英文レター形式での送付状のサンプル
以下はフルブロックスタイル（Full-Block Style）での英文レター形式での送付状の例です。上記で紹介した文を本文に入れています。内容としては、海外の販売代理店であるＡＢＣコーポレーションからの問い合わせに応じて、新しい製品のカタログを送付する旨記載しており、その製品の特長についても一行添えています。
なお、通常、英文レター形式にする場合、レターの最上部にある自社ロゴ付のレターヘッド部分は用紙のセンターに来るように記載します。
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