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英語での受領書のテンプレート

2014年2月3日更新

受領書のフォーマットについては、さまざまなものがありますが、ここでは何かを届けた際や配達した際の、配達受領書、受渡しの証明として用いられるタイプのものをご紹介します。配達受領以外のパターンは、領収書のテンプレートもご覧ください。

通常の貿易では、フォーワーダーやクーリエを通して物品を送るため、荷物の受渡し時にはそうした会社が何らかのエビデンスを保存しますので、こうしたことは必要はないのですが、自分たちでも別途何かを渡した証拠を残したいケースや、手渡し、もしくはハンドキャリーなどのケースでは受領書にサインをもらっておくことが無難です。

本人に渡したにもかかわらず、あとで受け取っていないというような相手はあまり取引相手としては考えたくはありませんが、中身や破損などのことも考えると、手渡す場合には中身を見てもらい、受領書にサインをもらうというのがよい方法です。

また、本人ではなく、複数の部署を経由して荷物が届くような比較的大きな会社の場合は、なおさら受領したことの証拠となるものを残しておきたいところです。

配達受領書、お届けのサインのテンプレートとしてよく使われるのが、デリバリーノートと呼ばれるタイプの書類です。これを会社間で使う納品書にかわりにしているところもありますし、受領書としてFAX等で送り返してもらうようにしているケースもあります。

受領書となるデリバリーノートへ記載すべき事項

発行会社名: 通常は、自分の社名と住所、電話番号を記載することになります。
日付: 受領書の発行日を記載しますが、受領日を示す日付はサイン欄のところに別途もらいます。サインは日付とともにいただかないと意味をなさないケースが多いので、注意が必要です。
発行番号: 受領書は発行するだけでなく、必ず社内保存しておきましょう。トラブルになったときに備えるための書類ですので、番号をつけて管理しておくとよいかと思います。
お届け先、配達先 (Ship to): 相手の社名、住所、電話番号、担当者名だけでなく、部署名も忘れずに記載しておきましょう。
請求先: 納品書のかわりとしても使うような場合は、請求がどこに行く予定のお届け物なのかも記載しておくとよいでしょう。
送り主の名前: 送り手となる自分の会社名、担当者名、注文番号、インボイス番号、取引条件などを記載します。また、配達する品物の重量情報や容積についても書くとよいでしょう。
届けた製品の詳細: 型番なども含めた詳細な製品名と、個数、その単位もしっかり明記が必要です。
受領者のサイン欄: 末尾に、受領した人のサインと、日付を手書きでもらいましょう。

英語での受領書のサンプル例、フォーマット例

デリバリーノートのうち、荷主（発送人）と受領者を末尾に併記して表示したパターンです。

以下のデリバリーノートでも、末尾に受領者のサインをもらうタイプです。