英語で請求書の間違いを指摘する
海外取引の場合、請求書はInvoiceの形をもって発行されます。取引の形態や頻度、〆日などの関係で、Invoiceは通関に用いる通関インボイスと、請求に使う請求インボイスとに分離して運用されることも多いのですが、発行された請求書に納得がいかない部分や不明点があればすぐに連絡することが肝要です。 互いに英語を母語としていないことも多いため、誤解はつきものと考えた方がよいでしょう。
明らかに先方が間違えている場合は、例えば通関Invoiceのコピーを添付する、注文書を添付する、価格などが合意に至った際のメールやFAXを添付するなど証拠となる資料・文書もあわせて提示するとよいでしょう。Proforma Invoiceをもらっているなら、それも添付して、違いを指摘する必要があります。
間違いとして考えられるのは、宛先、日付、品名、数量、金額、合計などです。
請求書に関する行き違いの際には、以下のような対応方法があります。
- 海外取引ではこうした誤解や間違いの発生に備え、必ずやり取りしたメールなどのコピーを残しておき、誤解が生じたときは以前のメールなどを引用・添付して相手に提示する。
- 請求書の「どこに」疑問があるのかを明記し、本来こうではないのかという点も書いておく。
- いつまでに訂正して欲しいか期日を書く
- 返事がない場合、表現を変えて再度依頼、催促する
ただ、こちらの勘違いや理解不足という可能性もあるため、あきらかに間違っている場合を除き、「そちらの請求書が間違っている」と明言するよりも、「請求書のこの部分の数字がこちらの認識と違う」としたほうがその後のやり取りがスムーズです。
Regarding the invoice no.0002XX that we’ve received yesterday, it seems that unit price shows higher price than we have agreed for this transaction.
We understand that the unit price for purchasing 100 pcs or more at a time would be 500USD (please referred to the attached e-mail as well). This time we’ve purchased 100 pcs but your invoice’s unit price indicates as 550USD.
Kindly confirm this unit price and re-issue this invoice by the end of this week.
If you have any concern, please let us know.
Thank you.
昨日当社で受領した請求書番号0002XXですが、単価が合意した金額よりも高くなっています。
本取引ですが、100個以上購入の場合は単価が500米ドルになると理解しているのですが（添付メールもご参照ください）、今回100個購入したにも関わらず貴社発行の請求書では単価が550米ドルになっています。
本単価をご確認の上、今週末までに請求書を再発行してください。
ご不明な点等あればご連絡頂きたく。
宜しくお願い申し上げます。
We have received your invoice no.00045XX.
But it seems that the number of quantity is different from what we’ve actually ordered and received. We have ordered and received 5,000 pcs for product model-A but your invoice says 10,000 pcs.
Please confirm this figure and re-issue your invoice by the end of this month.
インボイス（番号00045XX）を受領しましたが、数量の部分が、当方が実際に注文・受領した数量と異なるようです。
当方からはモデルAにつき5000個発注し、受領も5000個でしたが、貴社発行の請求書では10000個となっています。
数量を再度ご確認いただき、今月末までに請求書を再発行頂きたくお願い致します。
スポンサーリンク
