英語における残高確認書の書式、雛形
残高確認書にはいくつか用途があり、ひとつは実際の口座に残っている残高そのものを銀行等へ照会する場合、もうひとつは取引を行っている相手企業に対して、自社から販売した品物の金額でまだ振り込まれていない金額の残高が、相手企業との認識と一致するかどうかを明確にするためのものです。
今回はこうした取引における残高確認書のフォーマットやテンプレートをご紹介します。
日本では営業事務の業務の一部として、取引における残高確認は割と一般的ですが、監査法人による求めに応じて半年に1回や年に1回ということもあれば、毎月という企業もあります。支払いが滞りがちな相手に対して、支払いの期日を促し、回収漏れや回収遅延を防ぐという効果もありますが、毎月きちんと支払いをしてくれる顧客に対して毎月の記入をお願いするかどうかは判断の分かれるところです。
結局のところ、海外企業との決済はほとんどがL/Cになるため、残高確認を個別にしなくとも、L/Cの管理業務の一環で確認することにはなります。
また、海外から送られてくる残高確認書は監査用のものが多いため、その国や金融機関に固有の書式をしていることが多いです。残高に問題がなければ、問題なしと記入し、サインをして返送することになります。
残高確認は、英語で言えばBalance confirmationですが、こういった場合、相手によっては取引における未払い残高のことだとわからないこともありますので、最初にお願いするときには以下のように説明が必要かと思います。また、海外企業によっては、支払い督促と勘違いし、すでに払い込んだという連絡をくれることもありますが、こうした場合には再度、いったい何のための残高確認なのかを説明し、返送して欲しい残高確認書の書式やフォーマットを送るのがよいかと思います。
取引における不足残高は、Balance dueと表記しますが、残高確認の多くは、不足していることではなく、ある時点での債権がいくらあるのかを示すためのものである点に注意が必要です。
| As part of the auditing process in our company, we would like to ask you to confirm the balance of the transaction between your company and our company as of June, 2014. |
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| 当社の監査の一環として、2014年6月時点での貴社と当社との取引における残高を確認させていただきたくお願い申し上げます。 |
| We have already confirmed your payment for this month so this is just for auditing purpose. Sorry for taking your time but we suppose to ask to all the client companies exist and need to receive confirmation. |
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| 今月の貴社からのお支払いは確認していますので、これは監査目的のものです。 お時間を頂き恐縮ですが、すべてのお取引先から確認書をいただくことになっています。 |
| We need your confirmation if this is identical to your balance record or not. If there's no problems with the figure indicated in attached file, we would like to have your signature on the attached file by return. We would very much appreciate your cooperation on this. |
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| これが貴社残高記録と一致するかどうかのご確認をいただきたく。 添付に表記の金額に問題がないようでしたら、サインをいただき、ご返送いただきたくお願い申し上げます。ご協力のほどなにとぞお願い申し上げます。 |
残高確認書の書式、雛形
例えばフォーマットやテンプレートしては、以下のようなものが考えられます。
このサンプルでは、表に左からバイヤー名（先方の取引先名）、先月残高、当月売上高（先方の購入金額）、当月振込額、当月残高の順に記載しています。通貨単位も忘れずに記載しましょう。
あるいは、単純に当月の残高のみを記載してもよいかもしれません。依頼時には、どの時点の残高なのかを忘れずに念押ししておく必要があります。
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