預かり在庫証明書の雛形

預かり在庫証明書とは、棚卸を行う際に在庫している倉庫から発行してもらう在庫保管証明書のことです。預かり品の証明書です。以下に雛形の構成について述べていきます。

昨今は自社の資産となる在庫をすべて自社工場や自ら所有する倉庫で保管しているというケースのほうが少ないかもしれません。多くは、倉庫業者と契約したり、子会社の物流やロジスティックス、倉庫運営の会社に委託したりといった形をとるため、自社以外に預けている在庫であることを証明する証憑が必要となってきます。これは棚卸を実施した証明書でもあります。

構成

証明書の表紙のあとには別紙で実際に在庫している物品の棚札や在庫表を添付します。在庫調査結果報告の名目で別添する場合もありますが、内容としては棚卸に使用した在り物調査表の写しとなります。

決算時には実地棚卸により各倉庫の実際の現物在庫をカウントしてそれをもとに棚卸資産を確定させていきますので、そのエビデンスとして残す証憑ともなる書類です。会計士から提示を求められたらすみやかに出せるよう、定められた期間の間、社内で保管しておく必要があります。

記載項目

このため、誰が誰に向けて発行したのか分かるようにし、在庫を実際に預かっている会社名、責任者名、住所を記載して社印を押印しておきます。また預かっている在庫のリストを添付するので、それが何時の時点の在庫かわかるように日付を証明書内に記載しておきます。在庫一覧にも押印が必要で、責任者や立会者が誰かをわかるように記載します。

雛形・フォーマット

下図が預かり在庫証明書の雛形となります。別紙で実際に在庫している物品をリスト化して提示するパターンです。

別紙１で棚卸をした際の証明も兼ねていますが、別紙については以下の別紙２だけでも成立します。

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